Τι πρέπει να γράφει ένα συμβόλαιο καθαρισμού

Οι όροι συμβολαίου καθαρισμού είναι αυτοί που κρίνουν αν μια συνεργασία θα λειτουργήσει ή αν θα καταλήξει σε τριβές μέσα στο πρώτο τρίμηνο. Δύο προσφορές με την ίδια τιμή μπορεί να σημαίνουν εντελώς διαφορετικά πράγματα, ανάλογα με το τι γράφουν και τι αφήνουν έξω.

Παρακάτω αναλύονται οι όροι που πρέπει να υπάρχουν σε κάθε σύμβαση καθαρισμού, γιατί έχει σημασία ο καθένας και τι σημαίνει στην πράξη η απουσία τους. Χρησιμοποιήστε το ως λίστα ελέγχου πριν υπογράψετε, ανεξάρτητα από το ποιον επιλέξετε.

• αναλυτικό αντικείμενο εργασιών ανά χώρο,
• συχνότητα επισκέψεων και ωράριο πρόσβασης,
• υλικά και αναλώσιμα, ποιος τα προμηθεύει,
• αντικατάσταση προσωπικού σε απουσία,
• εποπτεία και τρόπος ελέγχου,
• διάρκεια και όροι αναπροσαρμογής τιμής,
• λύση της σύμβασης και προθεσμία προειδοποίησης,
• ασφάλιση προσωπικού και αστική ευθύνη.

Αντικείμενο εργασιών

Είναι ο σημαντικότερος όρος και ταυτόχρονα ο πιο συχνά παραμελημένος. Μια διατύπωση όπως «καθαρισμός χώρου» δεν δεσμεύει κανέναν σε τίποτα. Το αντικείμενο πρέπει να γράφεται ανά χώρο και ανά εργασία: τι γίνεται στις τουαλέτες, τι στα γραφεία, τι στην κουζίνα, τι στους διαδρόμους.

Εξίσου σημαντικό είναι το τι δεν περιλαμβάνεται. Εξωτερικά τζάμια σε ύψος, μηχανικό πλύσιμο δαπέδων, καθαρισμός μετά από εργασίες και απολύμανση συνήθως τιμολογούνται ξεχωριστά. Όταν αυτά αναφέρονται ρητά, δεν υπάρχει έκπληξη στο πρώτο τιμολόγιο.

Ένας πρακτικός κανόνας: αν το αντικείμενο χωράει σε τρεις γραμμές, δεν είναι αντικείμενο, είναι διαφημιστικό κείμενο. Ένα σοβαρό φύλλο εργασίας για μεσαίο χώρο πιάνει τουλάχιστον μία σελίδα.

Συχνότητα και ωράριο

Η συχνότητα δεν είναι ένας αριθμός επισκέψεων. Είναι συχνότητα ανά εργασία. Άλλο πράγμα «πέντε φορές την εβδομάδα» και άλλο «πέντε φορές την εβδομάδα, με τα τζάμια εβδομαδιαία και το ξεσκόνισμα σε αρχεία μηνιαία».

Το ωράριο πρέπει επίσης να είναι συγκεκριμένο, γιατί επηρεάζει και το κόστος. Ένα συνεργείο που έρχεται στις 6 το πρωί ή μετά τις 10 το βράδυ κοστίζει διαφορετικά από ένα που δουλεύει μεσημέρι. Ορίστε επίσης τι γίνεται σε αργίες και ποιος ειδοποιεί ποιον όταν αλλάζει κάτι.

Αναλώσιμα: ποιος τα βάζει

Εδώ κρύβεται συχνά η διαφορά ανάμεσα σε δύο προσφορές. Τα υλικά καθαρισμού και ο εξοπλισμός λογικά βαρύνουν το συνεργείο. Τα χαρτικά, τα σαπούνια και οι σακούλες είναι διαφορετική κατηγορία και μπορεί να τιμολογούνται χωριστά ή να τα προμηθεύεται ο πελάτης.

Όποια και αν είναι η συμφωνία, το ζητούμενο είναι να γράφεται. Ένα πάγιο που φαίνεται φθηνότερο κατά δέκα τοις εκατό συχνά ακριβαίνει όταν προστεθούν τα χαρτικά που ο άλλος είχε ήδη συμπεριλάβει.

Αντικατάσταση σε απουσία

Είναι ο όρος που ξεχωρίζει ένα οργανωμένο συνεργείο από έναν μεμονωμένο επαγγελματία. Άδειες, ασθένειες και αποχωρήσεις συμβαίνουν. Το ερώτημα είναι τι γίνεται εκείνη την ημέρα: έρχεται αντικαταστάτης, μετατίθεται η επίσκεψη ή απλώς χάνεται;

Ζητήστε να γράφεται ρητά ότι η αντικατάσταση γίνεται χωρίς επιπλέον χρέωση και μέσα στην ίδια ημέρα. Ζητήστε επίσης να προβλέπεται πίστωση ή αναπλήρωση για κάθε επίσκεψη που χάνεται. Χωρίς αυτόν τον όρο, πληρώνετε μηνιαίο πάγιο για υπηρεσίες που δεν εκτελέστηκαν.

Στον ίδιο όρο ανήκει και η σταθερότητα της ομάδας. Ένα άτομο που γνωρίζει τον χώρο δουλεύει πολύ πιο αποτελεσματικά από έναν διαφορετικό κάθε εβδομάδα, και αυτό φαίνεται στο αποτέλεσμα από τον δεύτερο μήνα.

Εποπτεία και τρόπος ελέγχου

Ένα συμβόλαιο χωρίς μηχανισμό ελέγχου είναι δήλωση προθέσεων. Ο όρος της εποπτείας απαντά σε τρία πράγματα: ποιος ελέγχει, πόσο συχνά και τι γίνεται όταν κάτι δεν έχει εκτελεστεί.

Στην πράξη, ένα λειτουργικό σχήμα περιλαμβάνει ονομαστικό επόπτη με στοιχεία επικοινωνίας, επιτόπιο έλεγχο σε τακτά διαστήματα και λίστα ελέγχου που συμπληρώνεται ανά επίσκεψη. Σε μεγαλύτερους χώρους προστίθεται σύντομη μηνιαία αναφορά με ό,τι εκτελέστηκε και ό,τι εκκρεμεί.

Εξίσου σημαντικό είναι να οριστεί το κανάλι επικοινωνίας. Όταν κάθε εργαζόμενος δίνει οδηγίες απευθείας στο συνεργείο, το φύλλο εργασίας ακυρώνεται μέσα σε λίγες εβδομάδες. Ένα σημείο επαφής από κάθε πλευρά και γραπτό αίτημα για ό,τι είναι εκτός αντικειμένου κρατούν τη συμφωνία σε ισχύ.

Τέλος, ζητήστε να προβλέπεται τι συμβαίνει σε επαναλαμβανόμενη παράλειψη: γραπτή ειδοποίηση, εύλογο διάστημα διόρθωσης και, αν δεν υπάρξει βελτίωση, πίστωση ή δικαίωμα λύσης. Χωρίς αυτή την κλιμάκωση, η μόνη σας επιλογή σε ένα πρόβλημα είναι να τερματίσετε τη συνεργασία, που συνήθως κοστίζει περισσότερο από το να διορθωθεί.

Υποχρεώσεις συνεργείου και δικά σας δικαιώματα

Οι υποχρεώσεις συνεργείου δεν εξαντλούνται στο να έρθει και να καθαρίσει. Σε μια σοβαρή σύμβαση αποτυπώνονται ρητά και περιλαμβάνουν τη νόμιμη απασχόληση και ασφάλιση του προσωπικού, τη χρήση εγκεκριμένων σκευασμάτων με διαθέσιμα δελτία δεδομένων ασφαλείας, την τήρηση των μέτρων υγιεινής και ασφάλειας, καθώς και την εχεμύθεια για ό,τι βλέπει η ομάδα μέσα στον χώρο σας.

Προστίθενται δύο πρακτικά σημεία που ξεχνιούνται συχνά: η διαχείριση των κλειδιών ή των κωδικών πρόσβασης, με ονομαστική ευθύνη για το ποιος τα κρατά, και η υποχρέωση άμεσης ενημέρωσης όταν το συνεργείο εντοπίσει ζημιά, διαρροή ή βλάβη κατά την εργασία. Απέναντι σε αυτά, εσείς έχετε δικαίωμα να ζητήσετε αντικατάσταση ατόμου που δεν ανταποκρίνεται, χωρίς να χρειάζεται να αιτιολογήσετε πέρα από το αποτέλεσμα.

Διάρκεια και αναπροσαρμογή

Η συνηθισμένη διάρκεια είναι δωδεκάμηνη, με αυτόματη ανανέωση αν κανείς δεν εναντιωθεί. Δεν υπάρχει πρόβλημα με αυτό, αρκεί να συνοδεύεται από ξεκάθαρο δικαίωμα λύσης και από πρώτο μήνα που λειτουργεί ως δοκιμαστική περίοδος.

Στην αναπροσαρμογή τιμής, ζητήστε δύο πράγματα: ποιο είναι το ανώτατο ποσοστό και πόσο πριν ειδοποιείστε. Ένας εύλογος όρος προβλέπει ετήσια αναθεώρηση με γραπτή ενημέρωση τουλάχιστον τριάντα ημέρες νωρίτερα. Έτσι έχετε χρόνο να συζητήσετε ή να αναζητήσετε εναλλακτική.

Πρέπει επίσης να προβλέπεται τι γίνεται όταν αλλάζει ο χώρος. Αν προστεθούν τετραγωνικά, όροφοι ή προσωπικό, το αντικείμενο αναθεωρείται γραπτώς και φαίνεται ακριβώς ποιο κομμάτι της τιμής μεταβάλλεται. Δείτε πώς κοστολογείται ο καθαρισμός και τι επηρεάζει το μηνιαίο πάγιο.

Λύση και προειδοποίηση

Κάθε σύμβαση πρέπει να λύνεται και από τις δύο πλευρές με την ίδια ευκολία. Μονομερείς όροι, όπου ο πελάτης δεσμεύεται για έναν χρόνο ενώ το συνεργείο μπορεί να φύγει άμεσα, είναι κόκκινη σημαία.

Λογική προθεσμία είναι οι τριάντα ημέρες, με δυνατότητα άμεσης λύσης σε περίπτωση σοβαρής παράβασης, όπως επανειλημμένη μη εκτέλεση εργασιών ή ζημιά χωρίς αποκατάσταση. Καλό είναι να προβλέπεται και μια ενδιάμεση διαδικασία: γραπτή ειδοποίηση, εύλογο διάστημα διόρθωσης και μετά λύση.

Η καταγγελία της σύμβασης πρέπει να περιγράφεται με τον ίδιο τρόπο για τις δύο πλευρές: με ποια μορφή γίνεται, δηλαδή γραπτά και με απόδειξη παραλαβής, από πότε μετρά η προθεσμία και τι οφείλεται μέχρι την ημερομηνία λήξης. Χωρίς αυτά, μια καταγγελία που στέλνεται με ένα μήνυμα ανοίγει διαφωνία για το αν και πότε παρελήφθη.

Καλό είναι επίσης να προβλέπεται τι συμβαίνει την επόμενη ημέρα: επιστροφή κλειδιών και καρτών, απόσυρση εξοπλισμού και αναλωσίμων που ανήκουν στο συνεργείο, και εκκαθαριστικό τιμολόγιο για τις επισκέψεις που έγιναν. Είναι λεπτομέρειες που κανείς δεν σκέφτεται όσο όλα πάνε καλά, και ακριβώς γι’ αυτό γράφονται στην αρχή.

Ένα τελευταίο σημείο που σώζει χρόνο: ζητήστε το συμβόλαιο και το φύλλο εργασίας ως δύο ξεχωριστά έγγραφα. Το πρώτο περιγράφει τη σχέση και σπάνια αλλάζει. Το δεύτερο περιγράφει τη δουλειά και αλλάζει κάθε φορά που μεταβάλλεται ο χώρος.

Έτσι, μια προσθήκη ορόφου ή μια αλλαγή συχνότητας λύνεται με νέο φύλλο εργασίας και μία υπογραφή, χωρίς να ξαναγραφτεί ολόκληρη η σύμβαση. Είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια αλλαγή δέκα λεπτών και σε μια διαπραγμάτευση δύο εβδομάδων.

Τέλος, ελέγξτε τα διαδικαστικά που δεν φαίνονται: ασφαλιστική ενημερότητα, ασφάλιση αστικής ευθύνης για ζημιές στον χώρο και τήρηση της νομοθεσίας για το προσωπικό. Δεν είναι γραφειοκρατία, είναι το κομμάτι που σας προστατεύει αν συμβεί ατύχημα ή φθορά. Δείτε επίσης τι περιλαμβάνουν τα μηνιαία συμβόλαια καθαρισμού και τι διαφορές έχουν από τη μεμονωμένη ανάθεση.

Συχνές Ερωτήσεις

Ζητήστε γραπτή προσφορά καθαρισμού για τον χώρο σας. Για την ασφαλιστική κάλυψη του προσωπικού που απασχολείται, δείτε τον ΕΦΚΑ.