Τι είναι το φύλλο εργασίας καθαρισμού και γιατί το χρειάζεστε

Το φύλλο εργασίας καθαρισμού είναι το έγγραφο που περιγράφει τι ακριβώς γίνεται σε κάθε επίσκεψη, σε ποιον χώρο και με ποια συχνότητα. Χωρίς αυτό, δύο προσφορές με την ίδια τιμή μπορεί να σημαίνουν εντελώς διαφορετική δουλειά.

Παρακάτω περιγράφεται τι πρέπει να αναγράφει, πώς χρησιμοποιείται ως εργαλείο ελέγχου και τι σημαίνει στην πράξη όταν λείπει. Χρησιμοποιήστε το ως λίστα ελέγχου πριν αναθέσετε τον καθαρισμό ενός επαγγελματικού χώρου.

Τι είναι το φύλλο εργασίας

Είναι η μετάφραση της προσφοράς σε πράξεις. Η προσφορά λέει πόσο κοστίζει και πόσο συχνά έρχεται το συνεργείο. Το φύλλο εργασίας λέει τι ακριβώς κάνει όταν έρθει, χώρο προς χώρο και εργασία προς εργασία.

Δεν είναι νομικό κείμενο και δεν χρειάζεται να είναι. Είναι λειτουργικό έγγραφο, γραμμένο ώστε να το διαβάζει και το άτομο που θα κάνει τη δουλειά και ο υπεύθυνος που θα την ελέγξει. Γι’ αυτό συνήθως αναρτάται και στον χώρο, στην κουζίνα του προσωπικού ή δίπλα στην είσοδο.

Η διαφορά του από το συμβόλαιο είναι σημαντική. Το συμβόλαιο περιγράφει τη σχέση και σπάνια αλλάζει. Το φύλλο εργασίας περιγράφει τη δουλειά και αλλάζει κάθε φορά που μεταβάλλεται ο χώρος. Έτσι μια προσθήκη ορόφου λύνεται με νέο φύλλο εργασίας και μία υπογραφή, χωρίς να ξαναγραφτεί η σύμβαση.

Τι πρέπει να αναγράφει

Ένα φύλλο εργασίας που λειτουργεί απαντά σε τέσσερα ερωτήματα: πού, τι, πόσο συχνά και τι μένει εκτός. Αν λείπει ένα από αυτά, θα προκύψει διαφωνία μέσα στο πρώτο τρίμηνο.

• τους χώρους, με ονόματα που χρησιμοποιεί η επιχείρηση,
• τις εργασίες ανά χώρο, διατυπωμένες ως ενέργειες,
• τη συχνότητα ανά εργασία και όχι μόνο ανά επίσκεψη,
• τα υλικά και τα αναλώσιμα, με το ποιος τα προμηθεύει,
• τις εργασίες που τιμολογούνται ξεχωριστά,
• τις ώρες πρόσβασης και τα σημεία που χρειάζονται κλειδί,
• το όνομα του επόπτη και τον τρόπο επικοινωνίας.

Η διατύπωση έχει σημασία. «Καθαρισμός κουζίνας» δεν δεσμεύει κανέναν. «Πάγκοι, νεροχύτης, μπροστινές όψεις ντουλαπιών, κάδος με αλλαγή σακούλας» δεσμεύει. Ο κανόνας είναι απλός: αν μια εργασία δεν μπορεί να ελεγχθεί με το μάτι, δεν είναι σωστά γραμμένη.

Ανά χώρο και ανά συχνότητα

Η πιο συχνή παράλειψη είναι η συχνότητα ανά εργασία. Ένα συνεργείο μπορεί να έρχεται πέντε φορές την εβδομάδα και τα τζάμια να καθαρίζονται μία φορά τον μήνα. Και τα δύο είναι σωστά, αρκεί να είναι γραμμένα.

Η τελευταία γραμμή είναι εξίσου σημαντική με τις υπόλοιπες. Όταν οι εργασίες εκτός αντικειμένου αναγράφονται ρητά, κανείς δεν τις περιμένει δωρεάν και κανείς δεν εκπλήσσεται από μια επιπλέον χρέωση.

Πώς λειτουργεί ως εργαλείο ελέγχου

Ο ποιοτικός έλεγχος χωρίς φύλλο εργασίας είναι θέμα εντυπώσεων. Με φύλλο εργασίας γίνεται μέτρηση: ο επόπτης περνά από τα σημεία, σημειώνει τι εκτελέστηκε και τι όχι, και η κουβέντα με τον πελάτη γίνεται πάνω σε συγκεκριμένα στοιχεία.

Το ίδιο ισχύει και για την ομάδα. Ένα άτομο που αναλαμβάνει τον χώρο για πρώτη φορά, ως αντικαταστάτης σε άδεια ή ασθένεια, ξέρει αμέσως τι πρέπει να γίνει χωρίς να ρωτήσει κανέναν. Αυτός είναι και ο λόγος που τα οργανωμένα συνεργεία δεν χάνουν ποιότητα όταν αλλάζει πρόσωπο.

Δείτε πώς οργανώνονται η εποπτεία και ο ποιοτικός έλεγχος πάνω στο φύλλο εργασίας, με προγραμματισμένους ελέγχους και αναφορά.

Τι σημαίνει η απουσία του

Όταν δεν υπάρχει φύλλο εργασίας, το αντικείμενο ορίζεται προφορικά και αλλάζει συνεχώς. Κάθε εργαζόμενος δίνει δικές του οδηγίες, το συνεργείο προσπαθεί να τις καλύψει όλες μέσα στον ίδιο χρόνο και κάτι μένει πάντα πίσω.

Υπάρχει και το οικονομικό σκέλος. Χωρίς γραπτό αντικείμενο δεν μπορείτε να συγκρίνετε δύο προσφορές, γιατί δεν ξέρετε αν περιγράφουν την ίδια δουλειά. Η φθηνότερη συνήθως περιλαμβάνει λιγότερα, και αυτό φαίνεται τον τρίτο μήνα και όχι την πρώτη ημέρα.

Το τρίτο πρόβλημα είναι ο έλεγχος. Όταν κάτι δεν έγινε, η συζήτηση καταλήγει σε αντιπαράθεση εντυπώσεων. Με το φύλλο εργασίας στο χέρι, το ζήτημα λύνεται σε δύο λεπτά.

Πώς συντάσσεται

Ξεκινά πάντα με αυτοψία. Χωρίς να δει κανείς τον χώρο, το κείμενο βγαίνει γενικό και αντιγράφει ό,τι ισχύει για οποιαδήποτε επιχείρηση. Στην αυτοψία καταγράφονται οι χώροι, τα τετραγωνικά, τα υλικά των δαπέδων, ο αριθμός των ατόμων και οι ώρες που ο χώρος είναι ελεύθερος.

Στη συνέχεια οι εργασίες γράφονται ανά χώρο και κατανέμονται σε συχνότητες. Εδώ κρίνεται η ισορροπία: ό,τι μπαίνει σε κάθε επίσκεψη ανεβάζει το κόστος, ό,τι φεύγει σε μηνιαία βάση το κατεβάζει αλλά αφήνει περιθώριο να φανεί η φθορά.

Το κείμενο εγκρίνεται από τον πελάτη πριν την έναρξη και όχι μετά. Είναι η στιγμή που εντοπίζονται οι παραλείψεις, γιατί ο πελάτης ξέρει τον χώρο του καλύτερα από οποιονδήποτε επισκέπτη.

Τέλος, μπαίνει ημερομηνία και αριθμός έκδοσης. Κάθε αναθεώρηση αντικαθιστά την προηγούμενη και κρατείται αρχείο. Δείτε πώς δένει με τα μηνιαία συμβόλαια καθαρισμού και τι αλλάζει όταν επεκταθεί ο χώρος ή αλλάξει η συχνότητα.

Ένα σημείο που βοηθά περισσότερο από όσο φαίνεται είναι η γλώσσα του κειμένου. Το φύλλο εργασίας γράφεται με τα ονόματα που χρησιμοποιεί η επιχείρηση για τους χώρους της και όχι με γενικές περιγραφές. Όταν γράφει «αίθουσα Β» επειδή έτσι τη λένε όλοι, δεν χρειάζονται εξηγήσεις σε κανέναν νέο συνεργάτη.

Χρήσιμο είναι επίσης να υπάρχει θέση για τα αρχικά του ατόμου που εκτέλεσε τις εργασίες, με ημερομηνία. Δεν είναι θέμα ελέγχου προσώπων, είναι τεκμηρίωση: όταν προκύψει ερώτημα δύο εβδομάδες αργότερα, υπάρχει απάντηση χωρίς να βασιστεί κανείς στη μνήμη του.

Σε χώρους με υγειονομικό έλεγχο, το φύλλο εργασίας μαζί με τις βεβαιώσεις απολύμανσης και απεντόμωσης αποτελούν τον φάκελο που ζητείται πρώτος. Ένα κείμενο που ενημερώνεται και αρχειοθετείται γλιτώνει χρόνο ακριβώς τη στιγμή που δεν υπάρχει χρόνος.

Στην πράξη, οι περισσότερες συνεργασίες που χαλάνε δεν χαλάνε από κακή εκτέλεση. Χαλάνε επειδή οι δύο πλευρές είχαν στο μυαλό τους διαφορετική δουλειά από την αρχή. Το φύλλο εργασίας υπάρχει ακριβώς για να μην συμβεί αυτό.

Συχνές Ερωτήσεις

Δείτε αναλυτικά πώς δουλεύει ένα συνεργείο καθαρισμού επαγγελματικών χώρων. Για τα μέτρα υγιεινής και ασφάλειας στην εργασία, δείτε το ΕΛΙΝΥΑΕ.