Καθαριότητα και παραγωγικότητα στον χώρο εργασίας

Η καθαριότητα χώρου εργασίας αντιμετωπίζεται συνήθως ως πάγιο έξοδο. Στην πράξη επηρεάζει πράγματα που μετρώνται αλλού: πόσο εύκολα συγκεντρώνεται κάποιος, πόσο συχνά λείπει, τι εντύπωση σχηματίζει ένας πελάτης που έρχεται για ραντεβού.

Παρακάτω περιγράφεται πού ακριβώς φαίνεται η επίδραση, χωρίς υπερβολές, και τι αλλαγές έχουν το μεγαλύτερο αποτέλεσμα όταν ο προϋπολογισμός είναι δεδομένος.

Τι δείχνει η εμπειρία των εταιρειών

Σε κάθε χώρο εργασίας υπάρχουν δύο κατηγορίες παραπόνων. Η πρώτη αφορά εξοπλισμό και θερμοκρασία. Η δεύτερη, σχεδόν πάντα, αφορά τους κοινόχρηστους χώρους: τουαλέτες, κουζίνα, κάδοι. Η δεύτερη κατηγορία λύνεται με πρόγραμμα καθαρισμού και όχι με συζητήσεις.

Η εικόνα που επαναλαμβάνεται είναι η ίδια. Όταν η καθαριότητα γίνεται όποτε προλάβει κάποιος, ο χώρος περνά από κύκλους: καθαρός για δύο ημέρες, οριακός μετά, και μια γενική προσπάθεια όταν έρχεται επίσκεψη. Όταν υπάρχει σταθερό πρόγραμμα, το επίπεδο δεν πέφτει ποτέ τόσο ώστε να το σχολιάσει κανείς.

Υπάρχει και μια πιο αθόρυβη επίδραση. Σε έναν χώρο που φροντίζεται, οι εργαζόμενοι τον φροντίζουν κι αυτοί περισσότερο. Σε έναν χώρο που έχει παραμεληθεί, κανείς δεν αισθάνεται υποχρεωμένος να μαζέψει μετά από τον εαυτό του. Η καθαριότητα δίνει το επίπεδο και ο χώρος το ακολουθεί.

Συγκέντρωση και ακαταστασία

Η ακαταστασία δεν εμποδίζει μηχανικά τη δουλειά, προσθέτει όμως μικρές καθυστερήσεις: το αρχείο που δεν βρίσκεται, ο πάγκος που πρέπει να αδειάσει πριν χρησιμοποιηθεί, η αίθουσα που χρειάζεται τακτοποίηση πριν ξεκινήσει η σύσκεψη.

Υπάρχει και το θέμα της προσοχής. Ένα γεμάτο οπτικό πεδίο δίνει συνεχώς μικρά ερεθίσματα, και σε εργασίες που θέλουν συγκέντρωση αυτό κουράζει. Δεν χρειάζεται αποστειρωμένο περιβάλλον, χρειάζεται καθαρές επιφάνειες και σταθερή θέση για κάθε πράγμα.

Η πρακτική διάκριση είναι απλή. Η τακτοποίηση είναι ευθύνη της ομάδας, η καθαριότητα του συνεργείου. Όταν συγχέονται, δεν γίνεται καμία από τις δύο σωστά: το συνεργείο δεν ξέρει τι μπορεί να μετακινήσει και η ομάδα περιμένει να γίνει κάτι που δεν έχει συμφωνηθεί.

Ασθένειες και απουσίες

Σε κλειστό χώρο με πολλά άτομα, οι ιώσεις κυκλοφορούν μέσω των σημείων επαφής. Πόμολα, διακόπτες, κουμπιά ανελκυστήρα, κοινόχρηστα πληκτρολόγια και τηλέφωνα, βρύσες και χειρολαβές στην κουζίνα.

Ο καθαρισμός αυτών των σημείων σε κάθε επίσκεψη είναι πιο σημαντικός από το σφουγγάρισμα των δαπέδων, αν και το δεύτερο είναι αυτό που φαίνεται. Σε περιόδους έξαρσης, η συχνότητα ανεβαίνει και προστίθεται προγραμματισμένη απολύμανση στα ίδια σημεία.

Στους χώρους υγιεινής, το καθοριστικό δεν είναι το σκεύασμα αλλά η αναπλήρωση: σαπούνι που δεν τελειώνει και χαρτί που υπάρχει πάντα. Δείτε ποια σημεία του γραφείου ξεχνιούνται στον καθαρισμό και γιατί επιστρέφουν ως πρόβλημα.

Ποιότητα αέρα

Η σκόνη σε ένα γραφείο δεν προέρχεται μόνο από έξω. Μαζεύεται σε μοκέτες, υφασμάτινα καθίσματα, περσίδες και πάνω από ντουλάπια, και ανακυκλώνεται κάθε φορά που κινείται ο αέρας.

Τρία σημεία κάνουν τη μεγαλύτερη διαφορά. Πρώτο, τα φίλτρα του κλιματισμού, που είναι ευθύνη συντήρησης αλλά συνδέονται άμεσα με το αποτέλεσμα. Δεύτερο, οι υφασμάτινες επιφάνειες, που θέλουν περιοδικό βαθύ καθαρισμό και όχι μόνο σκούπισμα. Τρίτο, τα ψηλά σημεία, που αν μείνουν εκτός προγράμματος τροφοδοτούν με σκόνη όλον τον χώρο.

Ο αερισμός παραμένει το φθηνότερο μέτρο και συχνά το πιο παραμελημένο. Λίγα λεπτά με ανοιχτά παράθυρα το πρωί, πριν έρθει το προσωπικό, αλλάζουν αισθητά την ατμόσφαιρα ενός κλειστού χώρου.

Εικόνα προς πελάτες και υποψήφιους

Ο επισκέπτης σχηματίζει γνώμη στα πρώτα λεπτά, και την σχηματίζει από τρία σημεία: την είσοδο, την αίθουσα όπου θα καθίσει και την τουαλέτα αν τη χρειαστεί. Κανένα από αυτά δεν είναι ο χώρος όπου γίνεται η δουλειά.

Το ίδιο ισχύει και στις συνεντεύξεις. Ένας υποψήφιος που περνά από έναν παραμελημένο χώρο βγάζει συμπεράσματα για το πώς λειτουργεί η εταιρεία, ανεξάρτητα από το τι θα ακούσει στη συζήτηση. Είναι άδικο ως κριτήριο, αλλά είναι πραγματικό.

Τι να αλλάξετε πρώτα

Αν ο προϋπολογισμός είναι δεδομένος, η σειρά προτεραιότητας είναι συγκεκριμένη και δεν αλλάζει από επιχείρηση σε επιχείρηση.

Η σταθερή ημέρα αξίζει ιδιαίτερη προσοχή. Όταν το συνεργείο έρχεται άλλοτε Τρίτη και άλλοτε Πέμπτη, το προσωπικό θεωρεί ότι δεν ήρθε καθόλου, ακόμη κι όταν η δουλειά έχει γίνει κανονικά.

Σε χώρους με εναλλασσόμενες θέσεις ή κοινόχρηστα γραφεία, η ανάγκη είναι μεγαλύτερη, γιατί την ίδια επιφάνεια χρησιμοποιούν πολλά άτομα μέσα στην εβδομάδα. Δείτε τι χρειάζεται ο καθαρισμός σε coworking και πώς οργανώνεται.

Δύο ακόμη πράγματα αξίζουν προσοχή, επειδή κοστίζουν ελάχιστα. Το πρώτο είναι οι κάδοι: κλειστοί, με τακτική αποκομιδή και καθαρό σημείο γύρω τους. Ένας γεμάτος κάδος στην κουζίνα του προσωπικού ακυρώνει την εντύπωση ολόκληρου του ορόφου, όσο καλά κι αν έχει γίνει η υπόλοιπη δουλειά.

Το δεύτερο είναι η επικοινωνία με το συνεργείο. Ένα σημείο επαφής από κάθε πλευρά, γραπτό αίτημα για ό,τι είναι εκτός αντικειμένου και σύντομη περιοδική αναφορά αρκούν. Όταν ο καθένας δίνει δικές του οδηγίες, ο χρόνος της επίσκεψης ξοδεύεται σε έκτακτα και τα τακτικά μένουν πίσω.

Σε χώρους που λειτουργούν με βάρδιες ή με πολλές ώρες χρήσης, αξίζει να εξεταστεί μια δεύτερη σύντομη επίσκεψη μέσα στην ημέρα, αντί για μία μεγαλύτερη. Καλύπτει τα σημεία που φορτώνονται περισσότερο, δηλαδή χώρους υγιεινής, κουζίνα και είσοδο, και κρατά τον χώρο σε επίπεδο μέχρι το τέλος του ωραρίου.

Τέλος, μετρήστε το αποτέλεσμα με τον μόνο δείκτη που υπάρχει στην πράξη: πόσα παράπονα φτάνουν στη διοίκηση τον μήνα. Αν μειώνονται, το πρόγραμμα δουλεύει. Αν επιμένουν στο ίδιο σημείο, το φύλλο εργασίας χρειάζεται διόρθωση εκεί και όχι παντού.

Συχνές Ερωτήσεις

Δείτε αναλυτικά τι περιλαμβάνει ο καθαρισμός γραφείων ανά χώρο και συχνότητα. Για τα θέματα υγιεινής και ασφάλειας στην εργασία, δείτε το ΕΛΙΝΥΑΕ.